Privacyverklaring

hierna te noemen Regent.

1. Inleiding

Deze Privacyverklaring heeft betrekking op de persoonlijke klantgegevens die worden verzameld of gebruikt door Regent. Privacywetgeving vereist dat Regent u bepaalde informatie verstrekt die van toepassing is op de verzameling van uw persoonlijke gegevens door Regent.

2. Welke soorten persoonlijke gegevens verzamelt Regent?

Regent verzamelt persoonlijke gegevens van klanten en hun werknemers, sollicitanten, eindgebruikers, websitebezoekers, toepassingsgebruikers en kandidaat-werknemers. Mogelijk worden de volgende persoonlijke gegevens verzameld: naam, adres, telefoonnummer (vast en/of mobiel), e-mailadres, bedrijfsnaam, bedrijfsgrootte en sector, bedrijfsomzet, naam en functie van individuele contactpersonen, faxnummers, IP-adressen, locatiegegevens van apparaten, gegevens over service- en websitegebruik, factuur- en transactiegegevens, en creditcard- of andere financiële gegevens. We kunnen ook om andere gegevens vragen, bijvoorbeeld op basis van de services die worden besteld of gepromoot. In geval van klanten die gebruikmaken van onze telematicaservices verzamelen we tevens gegevens over machines, voer-/vaartuigen en rijgedrag, met inbegrip van onder andere locatie-, draaiuur- en snelheidsgegevens echter niet beperkt daartoe.

3. Hoe verkrijgt Regent persoonlijke gegevens?

Regent kan persoonlijke gegevens op verschillende manieren verkrijgen, waaronder via bestellingen die door klanten en eindgebruikers worden geplaatst (telefonisch, per fax of e-mail, via internet of door middel van een aanvraagformulier, bestelformulier of contract), en via producten en services, portals en apps, informatieaanvragen van bestaande en potentiële klanten, en van leveranciers, opdrachtnemers en sollicitanten.

Regent kan gebruikmaken van “cookies” en vergelijkbare technologieën om informatie te verkrijgen over bezoeken aan onze websites en over uw reacties op e-mailberichten van ons. We verzamelen deze gegevens zowel in een vorm waarbij uw identiteit kan worden afgeleid als in een gebundelde vorm waarbij dat niet het geval is. Deze rapportagehulpmiddelen helpen ons te bepalen welke onderdelen van onze websites of e-mails uw interesse hebben, de kwaliteit en nuttigheid van onze sites te verbeteren en u een persoonlijke beleving te geven. Daarnaast maakt het gebruik van cookies het voor ons mogelijk de toegang tot onderdelen van onze websites die met een wachtwoord zijn beveiligd te automatiseren, zodat u niet telkens uw wachtwoord hoeft in te voeren wanneer u een dergelijke website bezoekt. U hebt de mogelijkheid cookies te blokkeren in uw webbrowser of door middel van andere commercieel verkrijgbare software, maar als u dat doet, kunt u bepaalde voorzieningen op onze websites mogelijk niet meer gebruiken. Ook hebben uw browserinstellingen mogelijk geen effect op sommige technologieën.

Wanneer we u e-mails sturen, nemen we daarin mogelijk webbeacons op waarmee we kunnen bepalen hoeveel mensen onze e-mails openen of klikken op koppelingen in onze e-mails. Als u webbeacons in e-mails niet wilt toestaan, kunt u de weergave van html-afbeeldingen uitschakelen of html-weergave uitschakelen (door te kiezen voor tekstweergave) in uw e-mailsoftware.

We kunnen informatie over u verkrijgen die we verzamelen tijdens congressen, bijeenkomsten en seminars. We kunnen ook gegevens verzamelen door middel van chatrooms, bloginzendingen, nieuwsgroepen en websites voor social networking. Welke informatie we met uw toestemming kunnen bekijken op websites voor social networking verschilt per website en wordt bepaald door de privacy-instellingen die u configureert op de betreffende website.

Regent verkrijgt ook gegevens van derden. Regent kan bijvoorbeeld financiële informatie over klanten en eindgebruikers opvragen bij derden om de risico’s te evalueren die zijn verbonden aan het verlenen van krediet. We kunnen ook contactgegevens van organisaties die geïnteresseerd zouden kunnen zijn in onze producten en services aanschaffen.

4. Hoe gebruikt Regent de verzamelde persoonlijke gegevens?

Regent gebruikt uw persoonlijke gegevens voor doeleinden die u redelijkerwijs kunt verwachten op grond van de aard van uw relatie met Regent. Hiertoe behoren het verlenen van services, het beheren van uw account, facturering, technische ondersteuning, productontwikkeling en betalingen. In het geval van telematicaklanten kan Regent informatie over machines, voer-/vaartuigen en rijgedrag met inbegrip van onder andere locatie-, draaiuur- en snelheidsgegevens echter niet beperkt daartoe koppelen aan persoonlijke gegevens. Verder gebruikt Regent persoonlijke gegevens voor het verbeteren van de services die Regent aanbiedt aan klanten en om fraude en andere illegale activiteiten te bestrijden. Regent gebruikt persoonlijke gegevens ook op andere wijzen die worden beschreven op het moment dat u de persoonlijke gegevens verstrekt, of op uw aanwijzing en met uw toestemming.

Daarnaast kan Regent uw persoonlijke gegevens gebruiken om contact met u op te nemen met betrekking tot onze producten en services, met inbegrip van verzoeken om een enquête in te vullen. Regent gebruikt uw persoonlijke gegevens voor marketing- of andere doeleinden die in verband staan met uw specifieke service wanneer dit in overeenstemming is met toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming of privacy en door u opgegeven voorkeuren.

Wanneer u gebruik maakt van websites en apps van Regent, kan informatie worden verzameld over uw apparaat en uw bezoek, zoals datum, tijdstip en duur van het bezoek aan onze websites (met inbegrip van de vraag of u een nieuwe of terugkerende bezoeker bent); blader-, zoek- en koopactiviteiten tijdens uw interactie met onze websites en apps; IP-adres; mobiel telefoonnummer; internetadres van de websites waar u vandaan komt en waar u vervolgens naartoe gaat, met inbegrip van de vraag of u rechtstreeks naar de website bent gekomen of bent doorverwezen via een andere website of koppeling; locatiegegevens in overeenstemming met uw browserinstellingen; en informatie over uw verbinding, met inbegrip van de browser, het besturingssysteem en platformtype van uw apparaat. We kunnen deze informatie gebruiken voor operationele doeleinden, prestatiemeting en andere zakelijke doeleinden, en om ons te helpen de marketingboodschap van Regent effectiever over te brengen op onze websites, op andere websites, door middel van onze vertegenwoordigers, door middel van e-mail of door middel van andere services of apparaten van Regent. Deze informatie wordt dan eventueel verder gebruikt voor het afstemmen van de inhoud die u te zien krijgt, voor het evalueren van de effectiviteit van onze websites, en om u te helpen in het geval u problemen ondervindt bij de navigatie op onze websites.

Als u ervoor kiest gebruik te maken van onze introductieservice om een bevriende relatie te informeren over onze producten of  een pagina op een van onze websites, wordt u gevraagd rechtstreeks een e-mail te sturen naar uw bevriende relatie. We verzoeken u dit alleen te doen als u daarvoor toestemming hebt van uw bevriende relatie. Als uw bevriende relatie u rechtstreeks aan ons introduceert, kunnen we de opgegeven contactgegevens in bepaalde geografische gebieden gebruiken voor marketingactiviteiten, in overeenstemming met het toepasselijk recht. In sommige geografische gebieden, en voor zover dat wordt toegestaan door het toepasselijk recht, kunnen we uw telefoongesprekken met ons registreren of opnemen voor kwaliteitsborging en trainings- en beveiligingsdoeleinden.

5. Wanneer deelt Regent persoonlijke gegevens?

Uitgezonderd zoals uiteengezet in dit privacy beleid,  of in overeenkomsten met onze klanten, zal Regent persoonlijke gegevens niet verkopen, in licentie geven of delen buiten de kring van Regent-bedrijven, behalve aan entiteiten die werkzaamheden uitvoeren namens Regent, zonder de toestemming van de persoon waarvan gegevens zullen worden gedeeld.

Regent maakt voor diverse zakelijke doeleinden gebruik van leveranciers en partners, onder andere om ons te helpen de services die we leveren aan te bieden, uit te voeren, te repareren, te herstellen en te factureren. We delen persoonlijke gegevens met deze leveranciers en partners wanneer dit noodzakelijk is om hen in staat te stellen namens ons werkzaamheden uit te voeren. We vereisen van deze leveranciers en partners dat ze de persoonlijke gegevens die we aan hen verstrekken beschermen en het gebruik van de persoonlijke gegevens beperken tot de doeleinden waarvoor deze zijn verstrekt. We staan niet toe dat deze leveranciers en partners de gegevens gebruiken voor hun eigen (marketing-) doeleinden.

Regent kan persoonlijke gegevens ook delen wanneer (i) Regent op grond van de wet of een gerechtelijk proces verplicht is deze te onthullen; (ii) dit noodzakelijk is om de identiteit te bepalen van, contact op te nemen met of gerechtelijke stappen te ondernemen tegen personen die de openbare veiligheid mogelijk in gevaar brengen of zich bemoeien met de eigendommen of diensten van Regent – met inbegrip van procedures die noodzakelijk zijn om achterstallige bedragen bij klanten te innen – of het gebruik ervan door onze klanten of anderen belemmeren; of (iii) in verband met een voorgenomen of daadwerkelijke verkoop of andere overdracht van alle of een deel van onze bedrijfsmiddelen. Dergelijke onthullingen vinden uitsluitend plaats in overeenstemming met het toepasselijk recht.

Sommige van onze websites of services worden mogelijk gezamenlijk aangeboden door Regent en een van onze partners. Als u zich aanmeldt voor of gebruikmaakt van een van deze websites of services, is het mogelijk dat Regent en het andere bedrijf persoonlijke gegevens ontvangen. In het geval van deze gezamenlijk aangeboden services dient u tevens het privacy beleid van het partnerbedrijf te bekijken. Daarin worden mogelijk praktijken beschreven die afwijken van de praktijken die hier worden beschreven.

Onze websites bevatten mogelijk koppelingen naar websites van derden. Indien u deze koppelingen gebruikt, verlaat u onze website. Regent heeft geen zeggenschap over deze websites van derden of hun privacy praktijken, die kunnen afwijken van de praktijken van Regent. We raden u aan de privacyverklaring van websites van derden waarnaar we een koppeling aanbieden door te lezen voordat u uw persoonlijke gegevens instuurt.

Cloud

Regent kan uw persoonlijke gegevens opslaan in een cloud. Dit betekent dat uw persoonlijke gegevens in opdracht van Regent door een cloud serviceprovider kunnen worden verwerkt en opgeslagen op verschillende locaties over de hele wereld, behalve wanneer dit uitdrukkelijk is beschreven (Cloud in Nederland/ Microsoft Nederland). Regent heeft organisatorische en contractuele maatregelen genomen om uw persoonlijke gegevens te beschermen en veiligheids- en privacy-eisen op te leggen aan onze cloud serviceproviders, waaronder het vereiste dat uw persoonlijke gegevens uitsluitend worden verwerkt voor de hierboven vermelde doeleinden.

6. Draagt Regent persoonlijke gegevens over naar andere landen?

Regent kan als het bedrijf dat services verleent aan u, uw persoonlijke gegevens in overeenstemming met de wet overdragen aan een ander Regent-bedrijf of aan externe partners en leveranciers. Entiteiten die uw persoonlijke gegevens ontvangen mogen deze uitsluitend gebruiken voor de doeleinden waarvoor deze oorspronkelijk zijn gedeeld, en ze zijn verplicht deze te beschermen tegen verder gebruik. Deze bedrijven kunnen zich bevinden buiten het land waar de service aan u wordt geleverd. Hoewel deze landen niet altijd beschikken over dezelfde wetten inzake gegevensbescherming of privacy als het land waar de service aan u wordt geleverd, of mogelijk geen bescherming bieden die wordt beschouwd als “adequaat” of “gelijkwaardig” aan de privacy voorschriften in het land waarin de service aan u wordt geleverd, verplicht de Regent-entiteit die de service aan u levert haar werknemers en externe leveranciers tot dezelfde hoge norm van bescherming van persoonlijke gegevens als waartoe Regent zichzelf jegens u heeft verplicht.

7. Hoe beschermt Regent de verzamelde persoonlijke gegevens?

Regent neem de vertrouwelijkheid en veiligheid van klanten zeer serieus. Regent hanteert technische, administratieve en fysieke veiligheidsvoorzieningen om de gegevens van klanten die we verzamelen of opslaan, te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, gebruik en bekendmaking. Werknemers worden geïnstrueerd omtrent het belang van de bescherming van de privacy en de juiste toegang tot, het gebruik van en de bekendmaking van gegevens van klanten. Op grond van onze praktijken en beleidsregels is toegang tot gevoelige informatie op grond waarvan de identiteit van een persoon kan worden vastgesteld uitsluitend toegestaan voor personen die deze toegang om bedrijfsredenen nodig hebben. Persoonlijke gegevens en andere gevoelige dossiers wordt slechts bewaard zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor zakelijke, boekhoudkundige, fiscale of wettelijke doeleinden, en we houden ons aan toepasselijke wetten, die van ons vereisen dat we persoonlijke gegevens bewaren.

Hoewel we ons best doen om de persoonlijke gegevens die we verzamelen en opslaan te beschermen, is geen programma 100% veilig. We kunnen dan ook niet garanderen dat onze beveiligingsmaatregelen elke ongeautoriseerde poging om toegang te verkrijgen tot, gebruik te maken van of over te gaan tot onthulling van persoonlijke gegevens zullen voorkomen. Regent maakt gebruik van toegangsbeheer, firewalls, beveiligde websites en beveiligde servers. Regent beschikt over een draaiboek voor de respons op beveiligingsincidenten ten behoeve van de aanpak van incidenten waarbij zich ongeautoriseerde toegang heeft voorgedaan tot privégegevens die door ons zijn verzameld of opgeslagen.

8. Rechten met betrekking tot gegevensbescherming

U mag vragen om toegang tot, of het bijwerken, corrigeren, rectificeren en, waar redelijkerwijs praktisch mogelijk, verwijderen van uw persoonlijke gegevens, of u kunt uw instemming met ons gebruik van uw persoonlijke gegevens intrekken, indien van toepassing. U kunt daarnaast uw marketingvoorkeuren wijzigen op een of meer van de volgende wijzen, door contact op te nemen met de klantenservice via het telefoonnummer of het e-mailadres op uw factuur, of door contact op te nemen met het bedrijf via de contactgegevens hieronder. Houd er echter rekening mee dat het intrekken van uw instemming of het verwijderen van bepaalde typen persoonlijke gegevens ertoe kan leiden dat wij bepaalde services niet meer kunnen leveren aan u als klant, leverancier of partner, of dat we niet meer kunnen reageren op uw vragen als sollicitant of opdrachtnemer. Om u en uw gegevens beter te kunnen beschermen, nemen we stappen om uw identiteit te bevestigen voordat we toegang verlenen tot of wijzigingen aanbrengen in uw gegevens.

9. Contactgegevens

In geval van vragen over dit beleid of over uw rechten met betrekking tot gegevensbescherming, kunt u rechtstreeks contact met ons opnemen via het e-mailadres info@regentmobilesecurity.nl, of kunt u schrijven naar het volgende adres:

Regent Mobile Security bv/Regent Mobile Connect bv
Tav Functionaris Gegevensbescherming
Leeuwenhoekstraat 132
2652 XL Berkel en Rodenrijs
Tel: 088-9900106

10. Speciale informatie voor ouders

Hoewel Regent-websites doorgaans niet bedoeld zijn voor kinderen jonger dan 16 jaar, is het Regent-beleid om te voldoen aan de wetgeving wat betreft vereiste toestemming van een ouder of voogd voor het verzamelen, gebruiken of vrijgeven van gegevens van kinderen.

Regent raadt ouders ten zeerste aan de onlineactiviteiten van hun kinderen actief in de gaten te houden. Als u vermoedt dat wij persoonsgegevens hebben verzameld van een persoon jonger dan 16 jaar, kunt u contact met ons opnemen via info@regentmobilesecurity.nl

11. Wijzigingen in het beleid

We behouden ons het recht voor wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid. Raadpleeg het beleid daarom zo nu en dan opnieuw om kennis te nemen van eventuele wijzigingen. Aan de ingangsdatum die wordt vermeld aan het einde van het beleid kunt u zien wanneer wijzigingen zijn aangebracht. Indien Regent ervoor kiest gegevens op grond waarvan uw identiteit als persoon kan worden vastgesteld te gebruiken of bekend te maken op een wijze die wezenlijk afwijkt van hetgeen is bepaald in ons beleid dat van kracht was op het moment dat we de gegevens van u verzamelden, bieden we u op passende wijze een keuze met betrekking tot dergelijk gebruik of dergelijke bekendmaking, bijvoorbeeld door middel van een opt-outmechanisme.

Ingangsdatum:  25 April 2018